Ogni dicembre si ripete la stessa scena: arriva lo scatolone con i regali aziendali, si apre, si dice «che pensiero carino» e finisce in un cassetto dove ci sono già tre taccuini, due power bank e un ombrello pieghevole con il logo. A gennaio nessuno ricorda chi l'ha mandato. E la cosa curiosa è che l'azienda che l'ha spedito ha speso soldi veri, ha dedicato ore a sceglierlo e aveva tutte le migliori intenzioni del mondo.

Il problema non è il budget. È il criterio. Questo articolo parla di questo: perché la maggior parte dei regali aziendali fallisce, cosa fa funzionare un regalo, otto idee concrete per team e clienti, quando spedirli, quanto spendere e cosa dice il fisco in proposito.

Perché la maggior parte dei regali aziendali fallisce

Falliscono perché vengono scelti dal punto di vista di chi regala, non di chi riceve. E la ricerca sui regali descrive da anni esattamente questo scollamento. Francis Flynn e Gabrielle Adams, dell'Università di Stanford, hanno verificato che chi regala crede che un regalo più caro sarà più apprezzato, mentre chi lo riceve non valuta il regalo in base al prezzo (Flynn e Adams, 2009). In altre parole: alzare il budget non sistema un regalo pensato male.

Un altro lavoro degli stessi gruppi, di Stanford e Harvard, è andato oltre. Francesca Gino e Francis Flynn hanno osservato che le persone apprezzano di più i regali che hanno chiesto esplicitamente rispetto alle sorprese, e li considerano perfino più premurosi, esattamente il contrario di quello che immagina chi regala (Gino e Flynn, 2011). Tradotto nel mondo aziendale: la «sorpresa» del cesto generico quasi mai batte il chiedere al team cosa gli farebbe piacere.

E c'è un terzo motivo, più di fondo. Un regalo aziendale è, in realtà, una forma di riconoscimento. Quando il riconoscimento è generico, l'effetto è generico. Lo studio di Adam Grant e Francesca Gino sulla gratitudine lo illustra bene: un semplice grazie sincero di una responsabile al suo team di raccolta fondi ha fatto aumentare le chiamate settimanali di oltre il 50 %, non perché i dipendenti si sentissero più capaci, ma perché si sono sentiti apprezzati (Grant e Gino, 2010). Una tazza con il logo non trasmette questo. Un pensiero scelto per quella persona o per quel team, sì.

Cosa rende buono un regalo aziendale

Dopo aver letto la ricerca e dopo qualche anno passato a spedire scatole alle aziende, il nostro criterio si riassume in quattro domande. Se il regalo risponde sì ad almeno tre, va bene.

Si usa? Sembra ovvio, ma la maggior parte dei gadget promozionali non supera questo filtro. Un oggetto che hanno già tutti (penna, taccuino, borraccia) diventa un doppione.

Si condivide? Qui sta la chiave. Cindy Chan e Cassie Mogilner, dell'Università di Toronto e della UCLA, hanno dimostrato sul Journal of Consumer Research che i regali esperienziali rafforzano le relazioni più di quelli materiali, e che l'effetto non dipende dal fatto che chi regala sia presente quando ci si diverte (Chan e Mogilner, 2017).

I regali esperienziali producono miglioramenti maggiori nella forza della relazione rispetto a quelli materiali, sia che vengano vissuti insieme sia che no. — Chan e Mogilner (2017), Journal of Consumer Research

Un regalo aziendale funziona quando genera una scena, non quando genera un oggetto. Una bottiglia di vino si condivide a cena; un gioco si tira fuori al pranzo di Natale, al compleanno del nipote o alla cena del team. Ed è lì che qualcuno chiede «ma questo da dove salta fuori?», che è esattamente il momento che l'azienda sta pagando.

Si ricorda? Quello che si ricorda è l'emozione che ha provocato, non l'oggetto. Per questo i regali che regalano un pomeriggio di risate durano di più nella memoria di quelli che producono un «grazie» educato.

Dice qualcosa della tua azienda? Non serve il logo in grande. Un regalo scelto bene dice già «ci siamo fermati a pensare a te», e questo, secondo Gallup, è quello che pesa: i dipendenti che ricevono un buon riconoscimento hanno il 45 % di probabilità in meno di aver lasciato l'azienda due anni dopo (Gallup-Workhuman).

Otto idee di regali aziendali che si usano davvero

  1. Un gioco da tavolo veloce per il team. È l'opzione che ci chiedono di più e quella che risponde meglio alle quattro domande. Game Off si impara in un turno: due persone si sfidano in un duello assurdo, gli altri votano e chi vince si porta a casa la carta. Va bene per una cena aziendale di dodici persone o per far portare a ciascuno il proprio a casa per Natale. Se il tuo team è di quelli che parlano tanto, aggiungi una variante fatta in casa: bigliettini con parole proibite da infilare nella conversazione senza farsi beccare. Puoi vedere come funziona nella nostra guida su come si gioca e, per ordini a partire da 12 unità con prezzo professionale, scriverci dalla pagina per le aziende.
  2. Un pranzo di squadra pagato, con una data. Non un buono aperto che scade senza essere usato: una prenotazione già fatta. È l'esperienza condivisa da manuale.
  3. Prodotto locale con una storia. Olio di un produttore preciso, caffè di una torrefazione della città, con un biglietto che spiega perché è stato scelto. Si consuma, si condivide e racconta qualcosa.
  4. Un corso o un laboratorio breve. Cucina, ceramica, improvvisazione teatrale. Funziona meglio se si fa in gruppo piccolo e in orario di lavoro.
  5. Tempo. Un pomeriggio libero il 24 o il 31 dicembre costa meno di un cesto e si ricorda di più. L'abbiamo visto in clienti che lo annunciavano nella stessa scatola del regalo.
  6. Un gioco per la famiglia del dipendente. Game Off copre dai cinque anni fino ai nonni. È un regalo che la persona non si gode da sola in ufficio, ma a casa con i suoi, che è dove un'azienda viene giudicata davvero.
  7. Un libro scelto per quella persona. Con dedica del responsabile diretto. Costoso in tempo, economico in denaro, impossibile da duplicare.
  8. Chiedere e dare quello che chiedono. È la conclusione più onesta della ricerca di Gino e Flynn. Una lista corta di tre opzioni e ognuno sceglie. Meno epico, più efficace.

Quando regalare: non solo a Natale

Dicembre concentra la maggior parte dei regali aziendali e, proprio per questo, è quando il tuo si nota di meno. Ci sono almeno quattro momenti migliori o complementari.

Natale, sì, ma spedendo prima del 10 dicembre, quando c'è ancora spazio sulla tavola e nella memoria. Se il tuo regalo arriva il 22 compete con tutti gli altri; per la cena della Vigilia o il pranzo del 25 trovi idee in cinque modi per salvare la cena di Natale.

Chiusura di trimestre o di progetto. Un regalo che arriva subito dopo uno sforzo concreto si legge come riconoscimento, non come abitudine. È il momento in cui il grazie di Grant e Gino ha più effetto.

Onboarding. La prima settimana di una persona nuova è quando è più ricettiva. Una scatola di benvenuto con qualcosa che possa condividere con il nuovo team (un gioco che si spiega in due minuti è l'ideale per il primo pranzo insieme) accelera l'integrazione più di qualsiasi manuale.

Eventi e fiere. Il regalo che si consegna a mano a un evento deve stare in una borsa e non pesare. Una scatola di carte ci sta; una bottiglia da due chili, no. Se organizzate attività con gruppi numerosi, scegli qualcosa che si possa spiegare in due minuti a sei, otto o più persone alla volta.

Quanto spendere: tre livelli di budget

Non esiste una cifra giusta, ma esiste una logica: spendi in proporzione alla relazione, non a quello che spendono gli altri. Ricorda Flynn e Adams: chi riceve non sta calcolando il prezzo.

Fino a 20 € a persona. È la fascia dei pensierini per team numerosi e delle spedizioni massive ai clienti. Qui un gioco a 15,95 € con spedizione inclusa rende molto più di tre gadget promozionali che insieme costano lo stesso. È anche la fascia del Secret Santa dell'ufficio.

Da 20 a 50 € a persona. Un gioco più un prodotto locale di qualità con biglietto personalizzato, oppure un laboratorio di gruppo. È la fascia abituale per team sotto le 30 persone e per clienti ricorrenti.

Più di 50 € a persona. Esperienze complete, pranzi di squadra, formazione. Ha senso solo se il regalo è accompagnato da tempo dell'azienda: qualcuno che lo consegna, che lo spiega, che partecipa.

La parte fiscale: cosa si può dedurre

I regali a clienti e fornitori hanno un trattamento specifico in ogni Paese, e conviene conoscerlo prima di ordinare. In Spagna, dove è nata questa guida, la Ley 27/2014 esclude dalla deduzione le liberalità ma lascia fuori da quell'esclusione le spese per attenzioni a clienti o fornitori, con un limite: sono deducibili fino all'1 % del fatturato netto del periodo d'imposta (Ley 27/2014, art. 15.e, BOE). In Italia la logica è simile ma con soglie proprie: i regali ai clienti rientrano di norma tra le spese di rappresentanza, con un trattamento più favorevole per gli omaggi di modico valore. In entrambi i casi valgono le regole generali: fattura, registrazione contabile e prova che la spesa ha a che fare con l'attività.

I regali al proprio personale seguono un'altra strada (di solito si trattano come costo del personale e possono avere effetti sulla tassazione di chi li riceve), e l'IVA sugli omaggi ha norme tutte sue. Tutto questo cambia con i dettagli di ogni azienda, quindi parla con il tuo commercialista prima di chiudere l'ordine e conserva la fattura con il dettaglio delle unità.

Errori da evitare

Il primo, e il più comune, è il logo grande. Un regalo con il tuo marchio in formato manifesto è pubblicità, non un regalo, e la persona lo sa. Un biglietto con due righe scritte a mano fa molto di più per la tua azienda.

Il secondo è regalare la stessa cosa a tutti senza guardare a chi. Una bottiglia di vino a chi non beve, un cesto di salumi a un team con tre persone vegetariane. Chiedere costa una mail.

Il terzo è il regalo che chiede uno sforzo a chi lo riceve: un buono da riscattare su un sito, un'esperienza da prenotare con tre mesi di anticipo. Più è difficile usarlo, più probabilità ha di finire nel cassetto.

Il quarto è scegliere un gioco che nessuno saprà spiegare. Se serve un manuale di venti pagine, il team lo aprirà una volta sola. In cos'è un gioco di sfide faccia a faccia raccontiamo perché il formato con due giocatori e una giuria funziona con chi «non gioca a queste cose».

E il quinto, il più silenzioso: spedire il regalo senza nessuno dietro. Un pacco che arriva da un corriere, senza nome, senza biglietto e senza che nessuno lo nomini dopo, è un oggetto. Lo stesso pacco consegnato al pranzo di squadra, con una frase del responsabile, è riconoscimento. E il riconoscimento, come mostrano Gallup e la ricerca di Grant e Gino, è l'unica cosa di tutta questa lista che resta davvero.

Riferimenti